Nota oficial sobre o coronavírus

As principais instituições governamentais estão a cada dia recomendando o adiamento de eventos e aglomerações de público, a fim de evitar a dispersão do coronavírus e a contaminação das pessoas. Nessa onda, congressos, shows, lançamentos, festas e casamentos estão sendo adiados. E como se deve proceder nesses casos?

"Uma alternativa que pode ser adotada é a realização de um evento virtual, para alguns casos de congressos, workshops e treinamentos. É uma solução temporária para manter o conteúdo, caso ele possa perder o sentido em alguns meses", diz Ana Paula Paixão, diretora da E2Eventos, empresa especializadas em eventos corporativos e sociais.

Nos casos em que isso não é possível, como festas, casamentos e comemorações, o mais importante é manter uma comunicação clara e objetiva. O primeiro passo é entrar em contato com todos os fornecedores e demais envolvidos na organização, explicando a situação de maneira transparente e ética.

Agradeça pelo empenho e tempo dedicados até o momento e informe qual será o próximo passo: devolução total ou parcial do dinheiro e rescisão ou postergação do contrato. "Lembre-se de não deixar que essa situação com o fornecedor fique constrangedora: seja justo e mantenha uma relação amigável para contar com a parceria no futuro", destaca Ana Paula.

É preciso notificar imediatamente o público ou convidados sobre o cancelamento, para que as pessoas possam se organizar e os viajantes tenham mais tempo para reagendar a hospedagem e passagens.

Além de divulgar nas mídias sociais da empresa ou dos noivos (Facebook, Instagram, YouTube, entre outras), envie e-mail e, se possível, faça uma ligação para ter certeza de que a pessoa recebeu o recado.

Viu como dá pra resolver com profissionalismo e bom senso? Em breve a curva do surto vai decrescer e os eventos voltarão com força renovada.

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